Die 5 häufigsten Fehler im Interim Management

Ein guter Interim Manager definiert sich nicht nur durch theoretische Kompetenzen im Lebenslauf. Zentral ist auch, die richtige Vorgehensweise vom Anfang bis zum Ende des Auftrages zu behalten. Als Personalberatung, die über ein Netzwerk von über 2000 Interim Managern verfügt und international tätig ist, kennen wir sehr gut die Schwierigkeiten, die in Verbindung mit Interim Management vorkommen. Auch erfahrene Interim Manager können Fehler machen – was völlig nachvollziehbar ist, denn das Interim Management gehört zu den komplexesten Formen vertraglicher Zusammenarbeit. Unsere Rolle ist es, unsere Kunden während des gesamten Mandates kontinuierlich zu begleiten, um genau diese Fehler zu vermeiden oder deren Konsequenzen zu verringern.

Fehler 1: der interim manager begeht fehler im vorstellungsgespräch

Die richtige Zeitaufteilung einsetzen

Bevor ein Interim Manager in ein Unternehmen kommt, wird er wie jeder andere Bewerber auch ein Vorstellungsgespräch durchgehen müssen. Dieses Gespräch findet direkt mit dem Unternehmen statt, nach einem ersten Gespräch mit dem Provider, der für das Interim Management zuständig ist.

Der Bewerbungsprozess ist im Interim Management sehr kurz. In vielen Fällen wird innerhalb von nur 48 Stunden der erste Kandidat vorgestellt.

Ein Vorstellungsgespräch ist natürlich für jeden von uns ein Anlass für Kopfschmerzen und Stress, egal ob wir Interim Manager sind oder nicht. Aber wie kommt man erfolgreich aus dem Vorstellungsgespräch heraus? Nicht immer wird der beste Kandidat die Stelle erhalten. Oft erhält derjenige die Stelle, der sich am besten während dieses Gesprächs vermarkten kann. Im Rahmen des Vorstellungsgesprächs begehen die Kandidaten oft folgende Fehler:

• Sie stehen so stark unter Stress, dass sie es kaum schaffen, einen angenehmen Austausch hervorzubringen.
• Sie übernehmen den Großteil der Redezeit im Gespräch und lassen kaum den Gesprächspartner reden. Sie interessieren sich also nicht für das Gegenüber, für dessen Kontext oder für das Team mit dem man später arbeiten wird.
• Ihr Fokus liegt vor allem darin, darüber zu berichten, wie erfahren und kompetent sie sind.

Diese Vorgehensweisen sind nur begrenzt wirksam. Während des Vorstellungsgespräches muss man reden können, aber gleichzeitig auch dem Gesprächspartner die Möglichkeit geben, seine eigene Ansicht zu teilen. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, langsam, angenehm und entspannt zu reden, um dem Gegenüber die Zeit zu lassen, selbst das Wort zu ergreifen.

Das sagen, was das Gegenüber hören will

Wenn man einen Interim Manager während des Gespräches bittet, sich vorzustellen, erwartet man nicht von ihm, seinen beruflichen Werdegang oder seine Fähigkeiten zu beschreiben. Die kennt der Gesprächspartner bereits aus dem Lebenslauf. Die Frage ist vielmehr: „Wie können meine Kompetenzen, meine Erfahrung und meine persönlichen Eigenschaften dem Unternehmen in diesem spezifischen Kontext einen Mehrwert bringen?„. Der Interim Manager soll nicht über sich selbst reden, sondern über den Arbeitnehmer und was dieser Arbeitnehmer zu gewinnen hat, wenn der Interim Manager Teil des Unternehmens wird. Der Interim Manager muss den Bedarf des Unternehmens genau erkennen und zeigen, dass er die Lösung – vielleicht die beste – für die erwähnten Probleme ist. Das Gespräch muss sich also vor allem um den strategischen Managementbedarf des Unternehmens drehen.

Fehler 2: der interim manager erkennt nicht alle aspekte der situation

Fehler durch die schweren Umstände im Interim Mangement

Die Suche nach einem Mandat ist ein Weg voller Abzweigungen. Von der Stellensuche bis zur Unterschreibung des Vertrages muss man viele Entscheidungen treffen.

• Welches Unternehmen oder welcher Sektor ist richtig für mich?
• Welche Stelle passt für mich?
• Was sage ich während der Vorstellungsgesprächs? Welche Erwartungen habe ich?
• Was denke ich über die offene Stelle, nachdem ich das Unternehmen im Vorstellungsgespräch kennengelernt habe?
• Wenn ich ein Stellenangebot erhalte, was mache ich? Akzeptiere ich oder nicht?

Alle diese Fragen sind von strategischer Wichtigkeit. Die richtige Antwort zu finden ist schwer, aber im Interim Management umso mehr:

• Ein Interim Manager hat nur ein paar Stunden, um die richtige Entscheidung zu treffen
• Ein Interim Manager steht vor größerem Druck, die richtige Entscheidung zu treffen, als der gewöhnliche Bewerber. Vom Interim Manager wird erwartet, die Situation genau zu erkennen, und sich wie ein Experte zu benehmen, der keine Fehler begeht – und das in Rekordzeiten.

Fragen, die zu klären sind

Wegen der Komplexität der Herausforderung und des ausgeprägten Zeitdrucks begehen Interim Manager oft Fehler bei der Verhandlung des Vertrages. Wichtige Details werden vergessen, was zu Spannungen führen kann und Energie und Know-How benötigt, um die Situation zu korrigieren. Ein Interim Manager sollte u. a. folgende Elemente im Voraus klären:

• Sind die Ziele messbar und realistisch definiert?
• Sind die Berichtswege klar definiert?
• Sind Leistungen, Vollmachten und Verantwortlichkeiten eindeutig und schriftlich festgelegt?
• Gibt es Regelungen zu Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen des Mandats?
• Sind Honorar, Spesen und etwaige Aufwandsentschädigungen vereinbart?
• Ist eine Verschwiegenheitspflicht ausdrücklich im Vertrag verankert?
• Wurde ein Wettbewerbsverbot vereinbart?
• Sind notwendige Versicherungen vertraglich geregelt und dokumentiert?
• Ist die Haftung klar geregelt?
• Wer übernimmt die Kosten für die Reise vom Wohnort des Interim Managers bis zum Arbeitsort und das Essen?
• Ist der Arbeitsplatz eingerichtet?
• Sind Datenschutz- und IT-Sicherheitsaspekte geklärt?
• Sind alle relevanten Stakeholder identifiziert?
• Sind Startzeitpunkt, Einsatzort und Einsatzdauer festgelegt?
• Ist die Verteilung zwischen Home-Office und Präsenzarbeit geregelt?
• Ist ein klarer Überblick über die aktuelle Lage vorhanden?
• Müssen während der Dauer des Einsatzes Urlaubstage im Voraus definiert werden?

Um das zu vermeiden, ist es empfehlenswert eine Checklist zu erstellen, um nichts zu vergessen.

Fehler 3: der interim manager passt nicht mit dem team zusammen

Das fehlende Puzzleteil finden – in Rekordzeiten

„Mein Chef ist nicht mehr auszuhalten. Wie lange will ich diesen Typen noch tolerieren!“ Das sind typische klischeehafte Sprüche, die oft von verschiedenen Mitarbeitern zu hören sind. Die Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und dem hierarchischen Vorgesetzten ist in vieler Hinsicht von zentraler Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens. Eine schlechte Beziehung führt zu schlechter Arbeitsatmosphäre, schlechte Kommunikation, schlechte Ergebnisse und hohe Mitarbeiterfluktuation. Laut einer McKinsey-Studie aus dem Jahr 2022 liegen etwa ein Drittel der Kündigungen an einem schlechten Verhältnis mit der Führungskraft.

Ein großer Fehler wäre also, wenn der Interim Manager nicht gut mit dem Team zusammenpasst. Um das zu verhindern gibt es natürlich zahlreiche Tipps und Vorgehensweise aber in vielen Fällen funktioniert die Beziehung einfach nicht, da die betroffenen Personen auch beim besten Willen einfach nicht zusammenpassen. Das kann u. a. an folgenden Gründen liegen:

• Das Unternehmen ist anders strukturiert als das, was der Interim Manager braucht.
• Die Kommunikation mit dem Team ist ineffizient.
• Die Unternehmenskultur passt nicht mit dem Interim Manager zusammen
• Die Hierarchie ist zu stark ausgeprägt, was zu Misstrauen und Distanz führt
• Ein weiterer häufiger Fehler im Interim Management ist schlechte Arbeitsverteilung. Das führt zu Ineffizienz, Stress und im Nachhinein Konflikte und Unzufriedenheit. Viele Führungskräfte werden als Despoten wahrgenommen

Schlüsselpunkte, um den Erwartungen zu entsprechen

Die meisten Manager im klassischen Sinn sind Personen, die das Unternehmen seit Jahren kennen, und wissen, wie es funktioniert. Dementsprechend ist die Situation für sie relativ entspannt und überschaubar. Interim Management ist allerdings in Theorie deutlich anfälliger für Fehler. Es wird vom Interim Manager erwartet, plötzlich in das Unternehmens zu kommen und große Veränderungen in Rekordzeiten durchführen. Die Zeit, um das Unternehmen kennenzulernen, ist gering und durch diesen Mangel an Anpassungsmöglichkeiten ist die Risiko hoch, Fehler zu begehen.

Um erfolgreich mit dem Team zusammenzupassen, braucht der Interim Manager präzise Kompetenzen und Persönlichkeitseigenschaften. Wenn er sie nicht hat, ist das nicht wie eine Niederlage zu betrachten, sondern wie die Notwendigkeit, sich weiterzuentwickeln. In diesem Rahmen kann dem Interim Manager Coaching angeboten werden.

Bei PROEVOLUTION wird die Unternehmenskultur genau analysiert, um sicherzustellen, dass der Interim Manager auch das Puzzleteil ist, das das gesamte Unternehmensbild ergänzen wird.

Fehler 4: der interim manager kommuniziert nicht richtig

Wenn ein Interim Manager Teil eines Unternehmens wird, kann es leicht passieren, dass sein Managementstil nicht mit dem Unternehmen übereinstimmt. Die Gründe dafür sind, wie weiter oben genannt, sehr divers. Um das zu verhindern und eine positive Kultur aufzubauen, ist es von zentraler Wichtigkeit, in den ersten Monaten umfangreich mit den Teams zu kommunizieren. Auf Kommunikation zu verzichten, ist im Interim Management ein großer Fehler. Mithilfe dieser Kommunikation wird erkannt, wo die Schwächen und Stärken der Zusammenarbeit liegen und wo die Verbesserungsmöglichkeiten sind. Natürlich gibt es so etwas wie Überkommunikation, aber ein Interim Manager soll keine Angst davor haben, in den ersten Wochen der Zusammenarbeit mit dem Team einen regelmäßigen Austausch zu haben.

Das ist nicht nur wichtig für Aufträge, in denen es zahlreiche Schwierigkeiten gibt, sondern auch für Aufträge, die so weit gut laufen. „Gut“ ist nicht ein synonym für „Unverbesserbar“. Auch in Aufträgen, die von Anfang an sehr erfolgreich sind, erleben wir regelmäßig, dass unsere Kunden kontinuierliche Verbesserungen feststellen, wenn die Menge und Qualität der Kommunikation gesteigert wird.

Fehler 5: Unter den falschen Arbeitsbedingungen arbeiten

Wir leben in einer Zeit, in der flexible Arbeitszeiten und Home-Office zum Alltag für viele Arbeitnehmer geworden sind. Auch im Interim Management haben diese neuen Arbeitsarten ihren Einzug gehalten. Manche Unternehmen sind sehr offen, was diese neuen Möglichkeiten angeht. Andere sind sehr verschlossen, oder setzen strenge Regeln.

Viele Unternehmen wollen in Verbindung mit dem Interim Management dieselben Regeln anwenden wie außerhalb, doch das ist ein Fehler. Die Erfahrung zeigt, dass Interim Manager deutlich effizienter sind, wenn sie vor Ort arbeiten. Ein Interim Manager muss so viel wie möglich vor Ort sein, um die neuen Realitäten und die neuen Mitarbeiter genau kennenzulernen. Ohne diese Kenntnis ist es schwer entsprechende Managementlösungen vorzuschlagen. Wenn der Interim Manager weit weg lebt, ist es möglich, dass er hin und wieder im Home-Office arbeitet. Allerdings bleibt Präsenzarbeit die beste Möglichkeit, um mit einem Interim Manager Erfolg zu erreichen. Arbeiten vor Ort sollte die Regel sein, Home-Office die Ausnahme

Home-Office oder nicht Home Office? Das ist eine Frage die unbedingt geklärt werden muss, bevor der Interim Manager durch die Tür des nächsten Arbeitgebers geht. Das Gleiche gilt auch für die Arbeitszeiten und die damit verbundenen Regelungen.

Fazit zu den 5 häufigsten Fehlern im interim mangement

Wer den Schritt ins Interim Management geht, erreicht großartige Möglichkeiten. Das gilt sowohl für Unternehmen in Transformationsphasen als auch für erfahrene Manager, die ihre Expertise projektbezogen einbringen möchten. Doch zwischen Potenzial und Realität lauern zahlreiche Stolpersteine, die selbst erfahrene Führungskräfte zu Fall bringen können. Der Erfolg eines Interim Managers geht weit über fachliche Kompetenz hinaus. Entscheidend sind vielmehr ein professionelles Auftreten im Bewerbungsprozess, ein scharfes analytisches Urteilsvermögen, soziale Passfähigkeit im Team, eine ausgeprägte Kommunikationskultur sowie eine strukturierte Klärung der Arbeitsbedingungen. Mit der Kenntnis der Herausforderungen und einer strukturierten Vorgehensweise ist es möglich, die Hürden in Möglichkeiten umzuwandeln. Um das zu ermöglichen, begleiten wir unsere Kunden gezielt, um das Beste aus der Zusammenarbeit zu ziehen. Wir verstehen Interim Management nicht als schnelle Vermittlung, sondern als gezielte Begleitung.

Wenn Sie Interim Manager sind und nach einem Auftrag suchen oder wenn Sie als Unternehmen nach Interim Managern suchen können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.