Nach mehr als 40 Jahren guter Arbeit geht Ihr talentierter Mitarbeiter nun endlich in den wohlverdienten Ruhestand, den er seit Jahren vorbereitet. Natürlich freuen Sie sich für ihn, denn er hat es sich redlich verdient, nun seine Freizeit zu genießen. Ihr Unternehmen muss jedoch ohne ihn weiterlaufen. Ob es sich nun um eine Schlüsselposition oder eine eher operative Rolle handelt, die Neubesetzung einer Stelle wegen eines bevorstehenden Ruhestandes erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, um den Verlust von Know-how oder eine Unterbrechung der Geschäftstätigkeit zu vermeiden.
Warum ist es also so wichtig, diesen so gut im Voraus vorzubereiten? Wie organisiert man die Neubesetzung effizient? In diesem Artikel gibt Ihnen unser Personalberater Arnaud Gollentz praktische Tipps, wie Sie diese Übergangsphase präzise meistern können.
Wann soll ich anfangen mich auf den ruhestand des mitarbeiters vorzubereiten?
Wenn das Unternehmen die Rente eines Mitarbeiters nicht vorbereitet, sieht es sich zwangsläufig mit folgenden Problemen konfrontiert, sobald der betroffene Mitarbeiter gegangen ist:
- Verlust von Kompetenzen
- Schwierigkeiten beim Weiterführen von laufenden Projekten
- Ein zunehmendes Unsicherheitsgefühl, insbesondere wenn die Person eine Führungsposition innehatte
- Auswirkungen auf die Stimmung im Team
Wenn man diese Probleme vermeiden möchte, muss man sich frühzeitig vorbereiten, um einen Ersatz für die Person zu finden, die in den Ruhestand geht. Das ist der zentrale Punkt in der Vorbereitung.
Vor allem bei Managern ist ein Ruhestand schwer vorzubereiten. Wenn man den Ruhestand eines Managers vorbereiten muss, ist es wichtig, dass der zukünftige Manager und der zukünftige Rentner sich noch vor der Rente kennenlernen und zusammenarbeiten. Auf diese Art wird der neue Manager eingearbeitet. Allerdings kann eine zu frühe Einstellung des Nachfolgers ebenfalls zu Schwierigkeiten führen. Das ist u.A aus folgenden Gründen der Fall:
- Wenn der neue Manager kommt, bevor der gegenwärtige geht, hat man ein Team mit doppelter Führungskraft. Das führt zwangsläufig zu Komplikationen.
- Budget: Es müssen mehrere Monate lang zwei Gehälter für dieselbe Position gezahlt werden.
- Büros: Es muss Platz für beide vorgesehen werden, wobei zu berücksichtigen ist, dass sie wahrscheinlich nur für eine bestimmte Zeit nahe beieinander sitzen müssen.
- Je nach Persönlichkeit des zukünftigen Rentners und seines Nachfolgers könnte sich einer von beiden „eingeschränkt” fühlen.
Wie lang sollte die Vorbereitung für einen neuen Mitarbeiter dauern?
Aufgrund unserer Erfahrung empfehlen wir, etwa neun Monate im Voraus mit dem Recruiting zu beginnen. Diese Maßnahmen lassen sich in drei Phasen von jeweils einem Quartal unterteilen:
- Recruiting-Phase: Dabei geht es darum, den geeigneten Kandidaten zu finden, der den Großteil der Aufgaben übernimmt. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass die nötige Zeit stark variieren kann, je nachdem wie hoch Ihre Anforderungen sind, und wie selten das gesuchte Profil ist. Zögern Sie also nicht, sich von einer Personalberatung oder einem Headhunter unterstützen zu lassen.
- Kündigungsfrist: Sehr oft ist die Nachfolgeperson derzeit noch in einer anderen Stelle tätig. Bei Führungskräften gibt es meistens eine Kündigungsfrist von mehreren Monaten. Diese Zeit kann genutzt werden, um die Ankunft der Person und den Übergang vorzubereiten.
- Übergabephase: Nach der Ankunft des neuen Mitarbeiters muss die Kompetenzübertragung organisiert werden. Ebenfalls muss die Integration in das Team möglichst erfolgreich sein.
Natürlich handelt es sich bei diesen neun Monaten um einen Durchschnittswert, und es kann Abweichungen geben. In der Industrie beispielsweise beträgt die Dauer für Stellen, in denen es wenig Fachkräftemangel gibt, eher vier bis fünf Monate.
Den Ruhestand nach einer Karriere im Vertrieb vorbereiten
Ein Sonderfall ist das Recruiting eines Nachfolgers für einen Vertriebsmitarbeiter.
Hier würden wir empfehlen, die Dauer der Ersetzung zu verkürzen. Oft reicht es, wenn die Kunden ab einem gewissen Punkt von einem neuen Vertriebsmitarbeiter begleitet werden. Wenn zwei Vertriebler gleichzeitig sich um dieselben Kunden kümmern müssen, kann es zu Schwierigkeiten in Verbindung mit der Zielprämie und in der Beziehung zum Kunden kommen.
Eine Ersetzung die ernstzunehmen ist
Vergessen Sie nicht die Kosten eines fehlgeschlagenen Recruitings! Es ist besser, vorausschauend zu handeln, als sich gezwungen zu sehen, ein Profil zu nehmen, das Ihnen nicht geeignet erscheint oder nicht mit den Werten und der Vision Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Denken Sie auch an das Risiko, dass das Einstellungsversprechen letztendlich nicht eingehalten wird. Sie müssen also Zeit einplanen, um sich auf unerwartete Ereignisse vor dem Ruhestand vorzubereiten.
Kurz gesagt: Die Personalabteilung kann und muss dies im Voraus planen! Als Notfall- oder Ergänzungslösung können Sie auch Interim Management in Betracht ziehen.
Welche fragen muss man sich stellen um den zukünftigen rentner zu ersetzen?
Bereits in der Recruiting-Phase sollten Sie sich die richtigen Fragen stellen! Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um sich auf den Abschied des Mitarbeiters vorzubereiten.
Was ist besser: internes Recruiting oder externes Recruiting
Ersatz bedeutet nicht unbedingt Neueinstellung. Bevor Sie eine externe Person einstellen, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst einen Überblick über die internen Kompetenzen und Motivationen zu verschaffen. Jemand aus dem Team, der mit der Person zusammengearbeitet hat, die in den Ruhestand geht, kennt bereits das Unternehmen, die Teams, die Geschäftstätigkeit und die internen Prozesse. Wenn der zukünftige Rentner ein Manager ist, ist es auch sehr wichtig sich intern umzuschauen, da jemand vielleicht auf die Gelegenheit gewartet, befördert zu werden.
Die Ersetzung eines Manager wirft weitere Fragen auf. Es muss die richtige Person ausgewählt werden, da sonst Neid bei den anderen Mitarbeitern entstehen könnte. Eine weitere Herausforderung ist die Tatsache, dass die beförderte Person ihre ehemaligen Kollegen managen muss, was auch nicht immer leicht ist. Daher kann individuelles Coaching erforderlich sein, um diese Entwicklung zu begleiten.
Brauche ich bei der Vorbereitung des Ruhestands ein Klon für den späteren Rentner?
Auf dem Papier ist das die beste Lösung. Man ersetzt einen Mitarbeiter durch einen vergleichbaren und macht weiter wie bisher. In der Realität ist diese Option jedoch selten realisierbar. Jeder Mensch ist anders, und Ihr talentierter Mitarbeiter hat seine eigenen Fähigkeiten, Erfahrungen und Persönlichkeitsmerkmale.
Seien Sie also realistisch und seien Sie offen dafür, dass die neue Situation anders sein darf als die bisherige. Legen Sie ausgehend vom Profil und den Aufgaben des ausgeschiedenen Mitarbeiters eine realistische Suche fest. Der beste Mitarbeiter ist nicht immer derjenige, der genau ist wie der vorherige. Der Nachfolger kann auch besser sein.
Ruhestand: Welches Profil soll ich suchen ?
Das ist wahrscheinlich die zentrale Herausforderung, wenn Sie einen Ruhestand vorbereiten. Fragen Sie sich, welche Kompetenzen und Eigenschaften für den Ersatz unverzichtbar sind. Vielleicht können bestimmte Aufgaben von einem anderen kompetenten Teammitglied übernommen werden.
Sehen Sie fehlende Kompetenzen im Unternehmen (vor der Rente bereits)? Ein neues Recruiting im Fall von einem Ruhestand ist nicht nur die Möglichkeit, vorhandene Kompetenzen weiterhin zu decken, sondern auch die Gelegenheit, neue Kompetenzen entsprechend den aktuellen Anforderungen zu integrieren: sprachliche, kaufmännische, technische, Führungskompetenzen …
Berücksichtigen Sie auch das Gehalt: Sind Sie bereit, jemanden einzustellen, der ebenso erfahren ist, aber möglicherweise teurer ist, oder bevorzugen Sie ein weniger erfahrenes Profil, das mehr auf die Zukunft ausgerichtet ist?
Erfahrene Personalvermittler oder eine Beratung können Ihnen sagen, welche Suche realistisch ist, und Sie beraten, um realistische Ziele zu setzen.
Ruhestand vorbereiten: Muss man den Managementstil weiterhin behalten?
Es mag verlockend sein, jemanden zu suchen, der einen ähnlichen Stil wie Ihr zukünftiger Rentner hat. Aber prüfen Sie zunächst, ob dies für die Teams geeignet ist. Manchmal brauchen Teams eine Erneuerung und einen anderen Führungsstil.
Denken Sie strategisch: Dieser Abschied ist eine Gelegenheit, etwas Neues einzubringen. Es kann auch die Möglichkeit sein, eine notwendige Transformation wie die digitale Transformation zu begleiten.
In jedem Fall ist eine Anpassung an das Team unerlässlich, und der Wandel muss begleitet werden.
Ruhestand: Wie kann der übergang für einen manager vorbereitet werden?
Vor und nach dem Recruiting
Der Übergang in den Ruhestand erdordert präzise Vorbereitung, um die mit der Veränderung verbundenen Risiken zu begrenzen.
Es ist zwar ratsam, die zu ersetzende Person einzubeziehen, diese sollte jedoch keine Entscheidungsbefugnis haben und kein Vetorecht ausüben dürfen. Sie kann natürlich sagen, ob sie den Nachfolger für kompetent hält, und die Unterschiede zwischen ihr und dem neuen Mitarbeiter hervorheben. Trotzdem sollte sie nicht zu viel Macht in Verbindung mit der Einstellung des Nachfolgers haben, da sie bald nicht mehr da sein wird und dies sowie Ihre Entscheidung akzeptieren muss.
Wenn man nach einem Nachfolger für einen Manager sucht, ist es wichtig, die Teams einzubeziehen. Wenn das betroffene Team zuerst nach seiner Meinung gefragt wird, akzeptiert es den Übergang leichter. Ob bei der Stellenbeschreibung oder in den Abschlussgesprächen, die betroffenen Mitarbeiter haben ein Mitspracherecht. Auch hier kann und darf das Team nicht entscheiden, aber es kann seine Meinung zu seinem zukünftigen Vorgesetzten äußern.
Die Ankunft des neuen Managers nach einem Ruhestand vorbereiten
Nach der Ankunft des neuen Managers und vor dem Ausscheiden des zukünftigen Rentners muss die Übergangsphase gesteuert werden.
Die beiden Personen werden eng zusammenarbeiten, wobei die neu hinzugekommene Person nicht sofort Anweisungen geben sollte. So haben die Teams Zeit, sie besser kennenzulernen und zu akzeptieren, und sie kann sich angemessen einarbeiten.
Der Zeitpunkt der operativen Übergabe muss genau festgelegt werden. Für viele erfolgt dies erst nach dem Ausscheiden des ehemaligen Mitarbeiters, um das Risiko eines „doppelten Managements” zu vermeiden, das für das Unternehmen und den Entscheidungsprozess sehr störend ist.
Wenn die Akzeptanzphase beendet ist und sich die neue Führungskraft noch nicht mit dem Management wohlfühlt, ist ein Coaching zu seinen Gunsten ratsam.
Die vorbereitung des ruhestands wertschätzen
Manche Unternehmen fragen sich, warum sie den Rente vorbereiten sollten. „Die Person wird das Unternehmen nicht mehr repräsentieren. Es gibt nichts mehr, was man in sie investieren könnte.“ Eine Vorbereitung für einen Ruhestand kommt also gar nicht in Frage.
Das wäre zunächst einmal ein menschlicher Fehler, denn die betroffene Person hat ihre letzten (und manchmal auch ihre ersten) Karrierejahre bei Ihnen verbracht. Ihr Werdegang sollte für Ihre Teams inspirierend sein.
Vor allem aber ist es für Ihre Arbeitgebermarke von grundlegender Bedeutung, sowohl intern als auch extern. Ihre Mitarbeiter werden sich während ihrer Laufbahn an diese Dankbarkeit erinnern und sie Ihnen zurückgeben. Und Außenstehende werden darin erkennen, dass Sie ein Unternehmen sind, in dem es sich gut arbeiten und seine Karriere beenden lässt.
Sparen Sie also nicht an den Bemühungen für die Abschiedsfeier. Und zögern Sie nicht, darüber zu kommunizieren!
