Ca y est, après plus de 40 ans de bons et loyaux services, votre collaborateur talentueux va enfin prendre son départ en retraite méritée.
Certes, vous vous réjouissez pour lui, il a bien mérité de profiter à présent. Cependant, votre entreprise, elle, doit continuer à fonctionner, sans lui.
Que ce soit pour un poste clé ou un rôle plus opérationnel, remplacer un collaborateur nécessite une préparation minutieuse afin d’éviter toute perte de savoir-faire ou rupture de continuité dans les activités.
Alors, pourquoi est-il essentiel d’anticiper ce départ ? Comment organiser le remplacement efficacement ? Cet article vous partage les conseils pratiques de notre consultant recrutement Arnaud Gollentz pour aborder sereinement cette phase de transition.
Quand faut-il penser à remplacer le collaborateur en retraite ?
En effet, ne pas préparer le départ d’un collaborateur confronte forcément l’entreprise à des problématiques :
- Perte de compétences
- Perturbations dans les projets en cours
- Sentiment d’insécurité, particulièrement si la personne avait un poste managérial
- Impact sur l’ambiance de l’équipe
Ainsi, si l’on souhaite contourner ces problématiques, il faut s’y prendre assez tôt pour remplacer la personne en partance à la retraite.
Cependant sans être dans l’excès, recruter un remplaçant trop tôt pourrait amener à d’autres difficultés :
- Lisibilité compliquée d’un « double » manager pour l’équipe.
- Budget : il faut porter 2 salaires sur le même poste pendant plusieurs mois
- Bureaux : il faut prévoir de la place pour les deux, tout en sachant qu’ils devront probablement être proche, et pour un certain temps seulement.
- Selon la personnalité du futur retraité et de son remplaçant, l’un pourrait se sentir « bridé ».
La durée conseillée dans le cadre d’un remplacement
Selon notre expérience, nous conseillons de lancer les démarches de remplacement environ 9 mois à l’avancée. Celles-ci peuvent se découper en trois temps d’un trimestre chacune :
- Phase de Recrutement : temps nécessaire pour trouver le talent qui reprendra le gros des missions. Attention la durée peut drastiquement varier selon la pénurie de ce profil et vos exigences. N’hésitez pas à vous faire accompagné d’un cabinet de recrutement et de chasse de tête.
- Phase de Préavis : très souvent, la personne recrutée est actuellement en poste, ou en mission. Dans le cas de profil cadre sur le droit du travail français (hormis certaines zones comme l’Alsace Moselle) il faut compter 3 mois de préavis. Cela n’empêche pas de mettre à profit ce temps pour préparer l’arrivée de la personne et la transition.
- Phase de Passation : une fois le talent arrivé, il faut accompagner le transfert de compétences et faciliter l’intégration dans l’équipe.
Bien sûr cette durée de 9 mois est une moyenne mais les écarts peuvent varier. Par exemple dans le domaine de la maintenance sur des postes non pénuriques et hors management, nous constaterons plutôt une période de 4-5 mois.
L’exception du commerce
Parmi les cas particuliers, citons le recrutement d’un remplacement de commercial.
Ici nous privilégierions de raccourcir la durée du remplacement. Une tournée des clients suffira souvent pour la phase de passation. Sinon, cela peut créer des conflits dans la gestion des commissions, et tout simplement dans la relation avec le client qui peut difficilement se gérer avec un binôme commercial.
Un remplacement à ne pas négliger
N’oubliez pas le coût d’un recrutement raté ! Mieux vaut bien anticiper que de vous retrouver forcer de prendre un profil qui ne vous paraît pas adapté, ou qui n’est pas aligné avec les valeurs et la vision de votre entreprise.
Pensez aussi au risque que la promesse d’embauche ne soit finalement tenue. Il faut donc prévoir le temps de vous retourner.
Bref, les RH peuvent et doivent l’anticiper à l’avance ! En solution de secours ou complémentaire, vous pouvez aussi envisager le management de transition.
Quelles questions doit-on se poser pour remplacer le futur retraité ?
C’est dès la phase de recrutement que vous devez vous poser les bonnes questions ! Voici plusieurs questions que nous vous invitons à bien vous poser pour préparer ce départ en retraite.
Doit-on passer par un recrutement ou par une mobilité interne ?
Remplacement ne veut pas forcément dire embauche. En premier lieu, faites le point sur les compétences et motivations internes. Quelqu’un de l’équipe qui a travaillé avec la personne qui a son départ en retraite connaît déjà la société, les équipes, le métier et les processus internes. De plus, il attendait peut-être cette occasion pour avoir une promotion.
Bien sûr, ce choix implique d’autres questions. Il faut choisir la bon profil, au risque de faire des jaloux. De plus, la personne promue devra manager ses anciens collègues. Un coaching individuel peut ainsi s’avérer nécessaire pour accompagner cette évolution.
Doit-on chercher le « clone » de la personne qui part ?
Sur le papier, c’est la meilleure solution. On change poste pour poste et on fait comme avant. Mais la réalité permet rarement de considérer cette option. Chaque personne est différente, et votre talent sur le départ avait ses propres compétences, expériences et personnalités.
Soyez donc réaliste et reprenez la réflexion au départ. En partant du profil et des missions de la personne au départ, définissez une recherche réaliste.
Quel profil rechercher ?
Demandez-vous quelles compétences et qualités sont indispensables pour le remplaçant. Peut-être certaines missions peuvent être affectées à un autre membre de l’équipe qui y est compétent.
À l’inverse, voyez-vous des compétences manquantes ? Faut il en profiter pour intégrer de nouvelles compétences selon les besoins actuels : linguistiques, commerciales, techniques, managériales …
Considérez aussi le salaire : êtes-vous prêts à prendre quelqu’un d’aussi expérimenté mais qui risque de couter plus cher, ou préférez-vous un profil moins senior plus porté sur l’avenir ?
Des recruteurs expérimentés ou un cabinet sauront vous dire les recherches réalistes, et vous alerter du mouton à 5 pattes introuvable.
Faut-il disrupter le style de management ?
Il peut être tentant de chercher une personne qui avait un style identique à votre futur retraité. Mais vérifiez déjà que cela convienne aux équipes. Il arrive parfois que les équipes aient besoin de renouveau et d’un mode de management différent.
Pensez Stratégie : ce départ est l’opportunité de ramener quelque chose de différent. Ou bien même d’accompagner une transformation nécessaire comme la transformation digitale.
Dans tout les cas, une réorganisation de l’équipe sera indispensable, et il faudra accompagner le changement.
Comment organiser la passation ?
Avant et pendant le recrutement
La passation doit s’anticiper pour limiter les risques liés au changement.
S’il est conseillé d’associé la personne à remplacer, celle-ci ne doit pas être décisionnaire ni apporter de droit de véto. Elle pourra bien sûr dire si elle sent la personne compétente et souligner les différences entre lui et elle. Mais elle ne sera plus là et doit l’accepter, ainsi que votre décision.
Associer les équipes a son importance. En étant consulté, les équipes accepteront plus facilement la transition. Que ce soit sur la fiche de poste, ou lors des entretiens finaux, ils ont leur mot à dire. Ici encore, elle ne peuvent et ne doivent pas décider, mais elle peuvent apporter leur regard sur leur futur manager.
À l’arrivée du nouveau collaborateur
Une fois arrivée, et avant le départ du futur retraité, la phase de passation doit être pilotée.
Les deux personnes travailleront étroitement ensemble, la personne arrivée ne devrait pas immédiatement donner des ordres. Cela laissera le temps aux équipes de mieux le connaître et l’accepter, et lui de se former convenablement.
Il faudra bien définir le moment où le relai opérationnel a lieu. Pour certains, ce sera uniquement au départ de l’ancien collaborateur, évitant ainsi le risque de « Management à deux têtes » qui est très perturbant pour l’entreprise et le circuit de décisions.
Si jamais la phase d’acceptation est compliquée, et que la nouvelle recrue n’est pas encore à l’aise avec le management, un coaching en son profit sera conseillé.
Valoriser le départ à la retraite
Certaines entreprises se demanderont l’intérêt de valoriser le départ à la retraite. « La personne part donc ne représentera plus l’entreprise, il n’y a plus rien à investir en elle ».
Ce serait une erreur d’abord humaine, elle a passé ses dernières (et parfois aussi ses premières) années chez vous. Son parcours doit être inspirant pour vos équipes.
Mais c’est surtout fondamental pour votre marque employeur, en interne comme en externe. Vos collaborateurs se souviendront tout au long de leur parcours de cette gratitude et vous la rendront. Et les personnes en extérieur y verront le fait que vous êtes une entreprise où il fait bon aller et finir sa carrière
Alors ne lésinez pas sur les efforts pour le pot de départ. Et n’hésitez pas à communiquer dessus !
