La prévention des Risques Psycho-sociaux représente un enjeu majeur de nos jours. Comment la gérer, surtout dans un environnement déjà naturellement stressant ? Quel accompagnement mettre en place ?
Nous allons aujourd’hui à la rencontre de Madame Frédérique MACQUET, directrice de la Cité déloige l’Enfance de Colmar pour répondre à ces questions au travers de son témoignage.
On vous partage donc ici la synthèse de son interview relative à l’action de prévention des RPS avec PROEVOLUTION.
Pourriez-vous présenter la cité de l’enfance ?
La Cité de L’enfance, rattachée à la Collectivité Européenne d’Alsace accueille des enfants en placement judiciaire entre 3 et 18 ans.
Au total, ce sont près de 80 enfants qui sont accueillis par cette structure, dont 60 en internat.
La cité de l’enfance emploie 80 agents pour s’en occuper et les suivre au quotidien. Tout d’abord les éducateurs, qui représentent la moitié d’entre eux. Mais également d’autres fonctions comme les veilleurs de nuit, les maîtresses de maison, mais aussi toute la partie administrative.
Soulignons que ces enfants sont donc éloignés de leur domicile, souvent contre leur gré, et vivent en collectivité en permanence (internat et scolarité), instaurant d’emblée un contexte psychologiquement compliqué pour ces enfants, et donc pour les agents qui les accompagnent.
Quelles sont vos missions en son sein ?
Avant de rejoindre La Cité de l’Enfance, j’ai d’abord travaillé 25 ans dans le monde de l’industrie. Puis j’ai dirigé un Centre de Santé au Travail.
Je rejoins donc la Direction de la Cité de l’enfance en janvier 2022. Mon rôle est centrale dans l’organisation. Je pilote une équipe de Direction composée de :
- 3 chefs de service éducatif. A noter que chacun est en charge de 24 enfants, et d’autant d’agents pour les encadrer. Les répartitions se font par tranche d’âge : 3-6 ans, 6-14 ans et les ados de plus de 15 ans jusqu’à leur majorité.
- 1 Responsable Administrative et Financière
- 1 assistante de Direction
- L’infirmière et 2 psychologues qui sont rattachées mais ne font pas partie de l’équipe de direction.
Mes missions de Directrice consistent donc à assurer que les équipes aient les moyens de travailler correctement. Ainsi je m’occupe à la fois des effectifs, des finances, des environnements de travail …
Entre autres, je gère aussi l’accueil des enfants et suis souvent amenée à recevoir toute personne de l’équipe en urgence.
Quelles problématiques avez-vous rencontré ?
L’exposition au stress est permanente dans nos métiers. Déjà psychologiquement, les épreuves traversées par les enfants que nous accompagnons nous exposent émotionnellement. Le manque de moyen et de ressources, notamment humaines, amplifie déjà ce stress.
En plus, le contexte de management historique dans lequel était la structure rendait les rapports humains encore plus difficiles.
En effet ces dernières années, l’ancien Directeur était parti et a été remplacé dans l’urgence sur une mission d’intérim qui aura durée deux ans et demi avant mon arrivée. De plus, ce remplacement s’est fait pendant la crise du Covid, rendant les situations de Management encore plus compliquées.
Toute cette pression, souvent mêlée de tensions, avait déjà alerté les responsables de la Collectivité Européenne d’Alsace, qui souhaitent donc mettre en place un accompagnement pour les équipes. Mon arrivée a coïncidé avec cette période, j’avais immédiatement senti la nécessité de lancer cette action et de se faire accompagner par un prestataire externe.
La rédaction du cahier des charges pour l’accompagnement à la prévention des RPS faisait ainsi l’objet d’une de mes premières missions.
Pourquoi avez-vous choisi PROEVOLUTION pour votre accompagnement RPS ?
Après la rédaction du cahier des charges, nous avons donc lancé un appel d’offres.
Nous avons reçu plusieurs réponses, dont PROEVOLUTION.
Les équipes de PROEVOLUTION ont démontré un grand professionnalisme dans le dossier. Dès la phase avant-vente, ils ont pris le temps d’échanger et discuter avec nous. Ils ont été à l’écoute de nos besoins et ont ainsi su y répondre au mieux.
De plus, la proximité géographique des équipes, comme le côté humain, représentent une vraie valeur ajoutée pour nous.
Nous avons donc retenu PROEVOLUTION pour notre accompagnement RPS.
Pouvez-vous nous raconter le début de l’accompagnement RPS ?
Sur la base du cahier des charges, la première étape de l’accompagnement se basait sur un diagnostic RPS.
Le diagnostic permettait à l’ensemble des équipes de participer, pour identifier les principaux facteurs de stress, ou plus généralement les difficultés rencontrées par chacun.
Ce diagnostic se basait aussi sur des entretiens individuels. En effet, pour certaines personnes, l’expression des difficultés est plus facile en entretien individuel, qu’en groupe ou sur un formulaire en ligne.
A noter que les questions de ce diagnostic ont été coconstruites entre nos équipes et celles de PROEVOLUTION.
Le diagnostic a été lancé en juin 2022, et ses résultats ont été présentés le mois d’après lors d’un débrief.
Quelles démarches avez-vous mises en place suite au premier diagnostic ?
1/ Organisation d’ateliers RPS
PROEVOLUTION a préconisé la mise en place d’ateliers spécifiques pour l’ensemble des équipes.
Trois thématiques importantes ressortaient du diagnostic :
- Comment revenir à communication positive et bienveillante.
- Comment échanger et partager de l’information en interne.
- Comment clarifier l’organisation du travail. Ce dernier s’adressait exclusivement aux chefs de service sur un format individuel.
Les équipes ont pu y réfléchir, partager leur ressenti et proposer des axes d’améliorations à titre individuel et collectif.
2/ Formation des managers
Dans la continuité de l’accompagnement RPS, nous avons décidé de compléter la démarche en formant les managers aux fondamentaux du management.
Nous aurions pu passer n’importe quel organisme de formations, mais nous avons choisi PROEVOLUTION pour les dispenser. En effet leur connaissance du dossier les rendait plus pertinent dans la continuité de l’action.
La première formation de 4 jours a servi à construire le mode de travail de l’équipe de direction.
Les thèmes proposés étaient toujours pertinents et en lien avec le résultat du diagnostic. Par exemple « gérer la relation », « gérer le stress » ou « conduire le changement ».
Ces formations nous ont aidés à apprendre à mieux travailler ensemble. Ces formations ont eu un effet déclic, les équipes ont pu se dire les choses et mieux se comprendre.
Ensuite, des formations ont été ouvertes à d’autres de nos agents, sur la base du volontariat :
- Compréhension et gestion du stress
- Gestion de la relation
Il y a ainsi eu 3 nouveaux groupes qui en ont bénéficié.
3/ Autres initiatives internes
En parallèle, nous avons aussi pris plusieurs initiatives en mettant en place différentes actions :
- Un « vis ma vie » pour inviter plusieurs collaborateurs à faire un temps le métier d’un de leur collègue. Cela leur permet de mieux comprendre les difficultés et donc d’être plus tolérant dans les exigences qu’ils peuvent avoir l’un vers l’autre.
- Le café des agents : un moment d’échange convivial et régulier pour prendre le temps de discuter.
- Le quart d’heure Macquet : routine régulière où je m’exprime avec les différentes équipes pour les mettre au même niveau d’informations.
- Mise en place d’un groupe de travail sur les irritants. Cela afin de mieux les détecter et les anticiper.
Aujourd’hui, avec du recul, quels changements avez-vous constaté ?
En décembre 2023, nous avons lancé avec PROEVOLUTION un nouveau diagnostic. Celui-ci contenait les mêmes questions que le premier. Cela a donc permis de mieux comparer la progression.
La conclusion a montré que tout a évolué en bien :
- Les collaborateurs sont plus ouverts aux autres.
- Ils utilisent les mêmes outils.
- L’ambiance s’est améliorée
- Même si le métier reste difficile, tous communiquent et affrontent les problématiques ensemble.
L’équipe de Direction donne l’exemple, les agents savent que les projets sont portés et discutés. Enfin la communication est transparente.
Selon vous, quelles sont les clefs de la réussite d’un projet de prévention des risques psycho-sociaux ?
Le maître-mot est la bienveillance.
Il faut prendre en compte les paroles de chacun et les considérer toutes. Même si certaines peuvent paraître exagérées, elles ont toutes leur fondement.
En quelques phrases clefs :
- Beaucoup d’écoute,
- de la remise en question
- Se donner le temps, tout ne peut pas aller vite.
- Pratiquer le « test and learn », on peut se tromper mais il faut analyser les résultats et s’adapter selon eux.
Enfin, la continuité de l’action fait aussi partie de la réussite. On ne peut pas se reposer sur nos lauriers et devons continuellement poursuivre nos actions pour ne plus jamais retourner au niveau de stress et d’anxiété passé.
Et pour finir, de quoi êtes-vous le plus fier dans ce dossier ?
La cohésion de l’équipe de Direction. C’est cela qui a permis de partir d’une situation compliquée et de conduire le changement vers le succès décrit.
Conclusion DE PROEVOLUTION sur cet accompagnement RPS
Nous remercions Madame Macquet pour ce témoignage et pour sa confiance tout au long de ce projet.
Si vous aussi, vous souhaitez mettre en place un diagnostic et accompagnement RPS pour votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter !
