Professionnels : êtes-vous prêts pour un reconfinement ?

Sujet tabou et pourtant dans toutes les pensées, nous ne sommes pas à l’abri d’une deuxième vague qui pourrait avoir un nouvel impact sur l’activité des entreprises.

Va-t-on faire face à un reconfinement dans les entreprises ?

Déjà deux mois que le confinement est terminé en France, et la vie a repris pour beaucoup son cours, les chiffres des nouvelles personnes hospitalisées sont encourageants, les écoles ont rouvert avant les vacances, les restaurants accueillent du monde, … on parle même d’assouplissement des règles de distanciation en milieu professionnel. Et pourtant, le virus est toujours là, et avec la réouverture des frontières, le laisser-aller naturel, il est à craindre que le virus se repropage, … comme les cas dans certaines villes en Allemagne, Espagne ou Grande-Bretagne … étant en plein milieu, il est statistiquement probable que certaines villes françaises puissent être concernées.

L’analyse économique et les chiffres laissent penser qu’un reconfinement au niveau national est peu probable, mais le suivi de la propagation du virus (avec ou sans application) permet à nos gouvernants de géolocaliser les zones à risque, et si des clusters se développent, il est à parier que, comme nos voisins, un reconfinement local pourrait avoir lieu, et la zone géographique de votre entreprise pourrait très bien être concernée et faire l’objet de ce reconfinement local.

Et comme la première vague ne vous a pas laissé de bons souvenirs, et a eu un impact durable sur votre trésorerie et vos projets de développement, vous allez tout faire pour mieux vivre ce potentiel reconfinement ? Mais que faire ? Par où commencer ? Cet article est là pour vous aider, et nos équipes à votre disposition.

Préparer ses managers au reconfinement

Les managers sont les premières personnes qui doivent se préparer à un éventuel reconfinement pour adapter leur management à distance, qui pour beaucoup a été chaotique lors de la première vague.

Rôle et raison d’être du manager

Revenons aux fondamentaux, le rôle du manager, au-delà de juste s’assurer du remplissage des missions dans l’intérêt de l’entreprise, est vis-à-vis des équipes qu’il gère, il a un rôle qui consiste à préserver et renforcer ses collaborateurs, en les faisant évoluer. Pour cela, il doit faire le nécessaire, et particulièrement en tant de crise pour leur donner :

• CONFIANCE = Rassurer en partageant régulièrement sur l’évolution de la situation
• RESPONSABILITÉ = Laisser les collaborateurs s’organiser comme ils l’entendent
• ÉPANOUISSEMENT = Échanger sur les conditions de travail
• COLLABORATION = Associer le collaborateur dans la co construction et les nouvelles formes de travail
• AGILITÉ = Encourager la prise d’initiatives
• CRÉATIVITÉ = Inviter tous les acteurs à proposer et expérimenter de nouvelles idées. Valoriser les réussites et les échecs.

Compétences de leadership dans un environnement incertain

Les leaders/managers font face, dans ce contexte, à des défis multiples (besoins divergeants, crainte, peur, démotivation, absence de contrôle, …) qui vont devoir chercher chez eux trois compétences clefs :

• Connexion avec les personnes : il doit faire preuve d’une communication claire fréquente, directe et ouverte. Il saura inspirer les équipe et créer de l’engagement, tout en étant à leur écoute en permanence et être compréhensif face aux sentiments et difficultés qu’elles rencontrent.
• Crédibilité / Inspirer la confiance : il a la capacité d’inspirer la confiance aussi bien à ses supérieurs, ses pairs et ses collaborateurs. Prendre des décisions efficaces et courageuses ne l’effraient pas, il saura surmonter des situations difficiles, voire explosives.
• Agilité intellectuelle : il devra faire preuve de capacités cognitives et d’un apprentissage rapide face aux évolutions du monde, du marché, des technologies, …

Regard sur soi : introspection du manager

Les managers doivent prendre le temps de se regarder et de s’auto-évaluer et se poser les questions suivantes :

• Qu’avez vous tendance à faire naturellement quand vous êtes confrontés à l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté ?
• Parmi les 3 compétences clefs (ci-dessus), quelle est votre plus grande force et/ou votre plus grande opportunité de développement ?
  • Connexion avec les personnes
    • Manifester activement sa préoccupation pour les personnes et leurs besoins, en établissant des liens proches et de soutien auprès des autres (« empathie »)
    • Agir avec une bonne dose d’énergie et d’intensité, manifester ses propres émotions et de l’enthousiasme afin de créer de l’implication et de l’engagement chez les autres (« expression »)
    • Exprimer clairement ses pensées et ses idées, clarifier ses attentes des autres, maintenir un flux d’information précis et constant (« communication »)
  • Crédibilité / Inspirer la confiance
    • Définir des échéances pour les actions et suivre l’avancement des activités pour assurer qu’elles soient terminées dans les délais impartis (« contrôle »)
    • Exprimer clairement ses pensées et ses idées, clarifier ses attentes des autres, maintenir un flux d’information précis et constant (« communication »)
  • Agilité intellectuelle
    • Être ouvert à de nouvelles idées, favoriser l’innovation et démontrer la volonté de remettre en cause le statuquo (« innovation »)
    • Utiliser l’expertise et une connaissance spécialisée pour évaluer les sujets et tirer des conclusions (« technicien »)

La quête de sens du travail

Le confinement a eu un grand effet d’introspection chez les employés. La quête de sens, déjà constaté chez les générations Z, est recherchée par tous.

Celle-ci amène fatalement avec elle une aspiration massive de changement chez ceux qui ne trouvent pas ce sens dans leur métier actuel ou dans les valeurs de leur entreprise et managers/dirigeants.

Une étude toute récente (juin 2020) des Echos nous indique que 90% jugent essentiel (55%) ou important (35%) que leur entreprise « donne un sens à leur travail » et 85% estiment essentiel (38%) ou important (47%) qu’elle leur permette «de se sentir utiles aux autres ».

Coté des chefs d’entreprise, toujours selon cette étude, 62% estiment avoir déjà « donné du sens au travail » de leurs employés et 63% qu’ils leur permettent « déjà de se sentir utiles aux autres ». Ce décalage montre un manque de compréhension entre les deux partis et une nécessité pour le manager de crever l’abcès avant qu’il ne soit trop tard.

Cette quête de sens est accentuée par une inadéquation entre « des outils numériques qui impliquent autonomie et horizontalité et un management français encore très vertical ».

Se former et démocratiser l’utilisation des outils digitaux pour le télétravail

Heureusement, les évolutions technologiques nous offrent de nombreuses opportunités de travailler efficacement de chez soi (imaginé si la Covid19 était arrivée 20 ans en arrière), on passe en revue une liste non exhaustive de ce type d’outils.

Visio-conférence

On pourra critiquer le léger délai, les problèmes techniques, l’absence de présence physique, mais les outils de conférence call, dont une bonne partie sont gratuits ou très accessibles, ont permis de poursuivre les réunions et les rendez-vous.

Mieux, beaucoup d’entreprises, au travers de leur dirigeants, managers et salariés, ont apprécié le fait de pouvoir les réaliser sans se déplacer, et donc d’économiser du temps et de l’argent en transport (sans parler de l’impact écologique lié).

Mais vous avez aussi du garder quelques mauvais souvenirs, on vous donne nos tips pour mieux vivre vos futurs réunions en ligne :

• Pour les personnes qui ont des difficultés à configurer leur webcam, casque ou micro, ou qui n’ont pas compris l’étendu des fonctionnalités de l’outil, c’est le moment de les assister en présentiel pour les former à leur bonne utilisation et paramétrage correct.
• Si ce n’est pas encore fait, essayez différents outils pour voir celui qui convient le mieux à vos équipes. Dans certains cas, on constatera même que l’image ou le son peuvent passer mieux sur un autre logiciel.
• Fixez un ordre du jour clair et réaliste, avec un temps d’échange prévu pour chaque point, avec une personne qui l’anime et une autre qui est garante du respect du temps.
• Venez toujours 5 minutes en avance pour les éventuels problèmes techniques de dernière minute, ou les échanges conviviaux le cas échéant.
• Instaurez des règles simples comme utiliser la fonctionnalité de lever la main plutôt que de couper l’interlocuteur, ou le chat pour poser ses questions et les traiter un peu plus tard sans les oublier.
• N’oubliez pas le partage d’écran pour montrer certaines choses. Les plus équipés pourront même utiliser les écrans connectés qui permettront de dessiner et partager son écran tout en regardant les autres.

Travail collaboratif sur le cloud

Que ce soit avec un VPN ou des fichiers stockés sur le cloud, il est temps d’arrêter de travailler sur votre ordinateur en local, surtout s’il s’agit de fichier où vous êtes plusieurs à travailler dessus. De nombreuses solutions modernes, et même gratuites, permettent de travailler sur un fichier texte ou tableur simultanément. Le versioning est aussi proposé, pour permettre de récupérer une version passée.

Outils de planification

C’est ici un outil souvent peu utilisé par les managers et pourtant très puissant, notamment quand il s’agit d’utiliser la méthode agile dans le management.

Ces outils (Trello est le plus connu) permettent au sein d’une équipe de diviser des missions en une multitude de taches, chacune pouvant assigner un ou plusieurs responsables, une deadline, des fichiers joints, une catégorie, des échanges entre membres de l’équipe, …

Bien utilisé, cet outil donne une vision d’avancée du projet au manager qui lui simplifiera l’accomplissement de sa mission et également une vision de la charge de son équipe.

Webinar

Être confiné ne veut pas dire que vous ne pouvez plus faire d’événements et notamment des conférences, simplement leur format devient digital (ou hybride, comme des conférences en live stream).

Les logiciels pouvant être utilisé pour des webinar peuvent être les mêmes que ceux des conf call utilisés en interne, ou d’autres conçus spécifiquement à cet effet.

Vous avez sans doute vous-même pu assister à ce type de rassemblements en ligne, et il ne vous a pas échappé qu’il y a souvent plus de monde quand dans les conférences classiques. Même si cela était davantage vrai en période de confinement, il est constaté qu’un format en ligne attire plus de monde. De plus, vous pouvez l’enregistrer pour le diffuser en différé.

CRM

Il n’a sans doute pas fallu attendre le confinement pour utiliser un outil de gestion de la relation client, et pourtant, son utilité est d’autant plus grande dans ce contexte. En effet le manager pourra suivre l’activité de ses commerciaux et le statut des clients et affaires en cours.

Alors pourquoi vous en parler dans cet article ? Tout simplement car il est souvent déploré une mauvaise utilisation de ses outils, souvent peu ou mal remplis par les commerciaux. C’est donc le bon moment pour (re)sensibiliser les équipes à leur bonne utilisation !

Réseaux sociaux

Encore un outil déjà existant qui s’est vu encore plus boosté par le confinement : les réseaux sociaux offrent la possibilité de rester en contact avec son réseau malgré l’isolement physique.

Là encore, peu de salariés, et quelque soient leurs fonctions (même si bien sur les commerciaux et dirigeants sont les premiers concernés), utilisent peu ou mal un réseau social professionnel comme LinkedIn pour suivre l’actualité et les besoins de leur client, ou simplement pour maintenir une relation avec eux et faire de la veille.

Serious Games

Enfin, le temps de confinement étant souvent peu propice au business, il peut être consacré à la formation.

Et cette formation, souvent réalisé avec des formateurs humaines en présentiel, peut se faire en conf call. Ou bien une autre alternative plus innovante : le serious game, qui consiste à apprendre en jouant à un jeu. Un éventuel reconfinement est un bon moyen de tester ce nouveau format, particulièrement adapté pour les nouvelles générations !

Et s’il n’y a pas de deuxième vague ?

Que ce soit dans le mode de management présenté ou dans les outils, vous avez sans doute constaté que nos conseils s’appliquent aussi dans un cadre hors confinement, et la démocratisation du télétravail va sans doute s’opérer du fait que la plupart des entreprises, et des salariés qui le revendiquent, ont pu constater une très bonne productivité, couplé à un accroissement du bien-être, dans cette pratique.

Enfin, sans même parler de reconfinement, le monde VUCA dans lequel nous vivons nous incite à nous adapter aux nouveaux modes de management et aux nouveaux outils pour être plus performants. Ne cherchez plus d’excuse pour vous mettre à la page !